Matrícula en línea debutará en el proceso de Admisión 2022

 Nota OnBase

Por medio de la plataforma OnBase, la UC avanza con el proyecto que cambiará el sistema de postulación y matrícula a formato online y que crea un archivo digital de información.

Alto volumen de datos, cuadraturas manuales de información, procesos delicados con un estrecho margen de error, poco sustentables y el riesgo de obsolescencia tecnológica. Estas fueron algunas de las conclusiones del diagnóstico que la Dirección de Admisión y Financiamiento Estudiantil realizó hace un par de años atrás, sobre su sistema de postulación y matrícula vigente. La necesidad de modernizar el sistema, considerando todas las vías de Admisión para estos procesos fundamentales de la Universidad era evidente.

Durante el año 2019, los departamentos de Admisión y Matrícula, en colaboración con las unidades académicas, comenzaron un levantamiento interno de información para detectar las principales dificultades para la gestión, las oportunidades de mejoramiento y los desafíos proyectados a largo plazo. Lo que continuó, fue la búsqueda de un proveedor y la definición de las acciones a implementar. El resultado llevó a la plataforma OnBase, un sistema ECM (Enterprise Content Management) que permite administrar contenidos y procesos, mediante workflows, repositorios de documentos y otros recursos. En sus funciones y herramientas, se encontraron las soluciones para construir un plan con tres sub-proyectos: Gestor Documental (proyecto conjunto con la Dirección de Registros Académicos), Postulación en línea y  Matrícula en línea. Este proyecto se enmarca en el eje de Transformación Digital del Plan de Desarrollo de la Universidad 2020 – 2025 y con el objetivo de avanzar hacia una universidad más sustentable.

Gestor Documental y Carpeta Digital del Postulante y del Estudiante

Durante el año 2020, se implementó y puso en servicio la primera etapa de este proyecto con la configuración de un Gestor Documental, herramienta que permite reemplazar las carpetas físicas que se guardan de postulantes y estudiantes de la Universidad, facilitando su administración, consultas y gestión de la información contenida en los documentos.

La información de cada persona es capturada por formularios en línea, importación o digitalización de documentos, la cual es indexada y guardada para responder a búsquedas de información académica de cada perfil archivado, generando además reportes de uso de estos datos.  Esta información queda almacenada en carpetas digitales y los documentos asociados a llaves de búsqueda y palabras claves que, asociadas a metadata de los documentos, permite búsquedas más eficientes y una mejor administración de los procesos académicos de los estudiantes, asociados a dicha documentación.

Procesos de Postulación y Matrícula en línea

Las mejoras que trae consigo la implementación de OnBase para la postulación y matrícula en línea, beneficiarán a postulantes, estudiantes, así como también a administrativos que operarán la plataforma, esto por la optimización y simplificación de procesos.

La iniciativa busca unificar en una sola herramienta la actividad relacionada a la postulación y a la matrícula de pregrado, postgrado y estudiantes provisionales,  al incluir todas las vías de admisión, facilitando que, tanto las unidades centrales como las académicas, puedan acceder fácilmente a esta información. “Desde el punto de vista del trabajo interno, permitirá una mejor gestión de las postulaciones y matrículas, a través de la operación en plataforma de grupos específicos, según estados de avances de sus procesos, informes y generación de notificaciones hacia los postulantes, permitiendo un permanente monitoreo de ellos” - comenta Carolina San Martín, Jefa de Admisión. Esta nueva forma de postulación y matrícula en línea busca estar a la vanguardia de las necesidades de los usuarios y el uso de la tecnología.

Con respecto a la gestión interna, este cambio de soporte agilizará la confirmación inmediata de la matrícula del/la estudiante, gracias a la forma del manejo de la información. Además, disminuirá los costos operacionales que implica el proceso actual (insumos, horas de trabajo adicional), también contribuirá al objetivo sustentable de la Universidad al bajar considerablemente la cantidad de documentación en papel que se solicita actualmente. Una de las principales características a destacar, es que se unificará a nivel de plataforma el proceso de postulación y matrícula para todos los estudiantes, independiente de la vía de admisión o tipo de programa al cual apliquen.

“Si nos enfocamos en los estudiantes, en su proceso de matrícula, se busca mejorar la instancia de recepción y bienvenida, que sea más que una firma de papeles, sino que un encuentro con la comunidad UC, considerando que los postulantes y las familias son parte fundamental del proceso” - indica Viviana Cueto, Subdirectora de Gestión Estudiantil. En ese sentido, mejorará la experiencia de usuario en una plataforma con nueva imagen, moderna y de fácil uso (ambos portales utilizarán la interfaz del Kit Digital UC), disminuirá la cantidad de trámites presenciales, y permitirá a estudiantes que vivan fuera de Santiago o que se encuentren en el extranjero, gestionar de forma más eficiente su postulación y matrícula.

Estos Proyectos se enmarcan en un trabajo colaborativo que han desarrollado las Direcciones de Registros Académicos, Admisión y Financiamiento Estudiantil. El Vicerrector Académico Fernando Purcell comenta sobre el proyecto: "Estos no son esfuerzos aislados ni puntuales. Se trata del esfuerzo de las Direcciones por una transformación digital que nos permitirá ofrecer mejores servicios a nuestros estudiantes de pregrado, magíster y doctorado y a la Universidad.”

Estado actual de los Proyectos

El Gestor documental ya se encuentra operativo para el área de Registros Académicos y se integrará a los procesos de postulación y matrícula una vez que ambos hayan finalizado completamente su implementación. El Proyecto de Matrícula en línea está en su fase de configuración y pruebas y se estima que debutará para el próximo proceso 2022. El Proyecto de Postulación en línea está finalizando la etapa de levantamiento para comenzar con la implementación.